A descrição de cargos e funções é um processo que visa a registrar todas as atribuições de em empregado que ocupará determinada vaga dentro da empresa. Esse processo é fundamental para afunilar o procedimento de contratação, evitando que pessoas inadequadas sejam entrevistadas para determinados cargos.

Além disso, essa medida também garante que seus empregados desenvolvam suas atividades com mais motivação e foco, evitando que alguns fiquem sobrecarregados, e outros, com poucas tarefas, além de evitar os grandes problemas causados pelo desvio de função.

Neste artigo, mostraremos a importância de definir bem as atribuições dos cargos em sua empresa, bem como as formas práticas de executar esse processo. Confira!

A importância de ter uma boa descrição de cargos e funções

Descrever cargos é um processo que tem por objetivo detalhar uma posição dentro de uma empresa. Isso significa que esse procedimento visa a verificar e a formalizar cada atividade que será executada pelos empregados em uma organização empresarial.

Basicamente, trata-se de um processo exclusivo da empresa e que pode variar muito de um empreendimento para o outro. Portanto, é um trabalho que deve ser feito pelo empresário ou pelos responsáveis pelos departamentos e pode ser frequentemente verificado e atualizado para garantir o melhor funcionamento da empresa.

Entretanto, a principal importância da descrição cargos e funções na empresa está relacionada à contratação de novos empregados. Quando uma vaga é aberta, você, inevitavelmente, receberá uma infinidade de currículos e propostas de várias pessoas interessadas em atuar em sua empresa.

No entanto, a simples indicação da nomenclatura da vaga pode confundir muito a cabeça das pessoas interessadas e atrair alguns que não têm o perfil necessário para atuar em seu estabelecimento.

Ao criar uma boa descrição de cargos e funções, você eliminará pessoas que não se encaixam nas tarefas que serão exigidas caso a contratação seja efetivada. Isso significa que você direciona o foco para aquelas pessoas que têm as características necessárias para desenvolver uma atividade específica dentro de sua empresa, afunilando o número de potenciais candidatos.

Além de evitar contratar pessoas que não estejam alinhadas com a tarefa exigida, você também evitará o processo de treinamento desse empregado e a sua inevitável rescisão após um período de adaptação fracassado.

A definição das atribuições dos cargos

Depois de entendida a importância da descrição de cargos e funções dentro de uma empresa para a contratação de novos empregados, mostraremos, na prática, como você pode fazer isso. Continue lendo!

Identifique o cargo

O primeiro passo é identificar o cargo que necessita de pessoas. Essa tarefa parece simples, mas, em muitos casos, após a definição das atribuições, o empresário ou o gestor percebem que é necessário contratar mais empregados ou reduzir o número de pessoas ao dividir melhor cada uma das atividades diárias.

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Analise as atribuições necessárias

Após a correta identificação do cargo e sua necessidade de pessoal, você deverá analisar a fundo cada uma das atribuições que serão necessárias para o perfeito desenvolvimento do cargo que será aberto. Esse ponto é muito importante, pois você deve ter cuidado para não sobrecarregar um empregado e deixar outro com poucas tarefas.

Lembre-se de que esse processo não pode ser feito de forma rápida para lançar a vaga ao mercado o quanto antes. Trata-se de um procedimento minucioso e que demanda certo tempo para ser concluído. Também é importante mencionar que você precisará contar com a ajuda do gestor ou do gerente do departamento que receberá as vagas.

Descreva as atividades diárias a serem executadas

Depois que você entendeu as necessidades do cargo e as atividades necessárias para o desenvolvimento do seu trabalho, passaremos para a parte prática desse processo, que nada mais é que a descrição efetiva de cada atribuição.

Para fazer isso, você deve escrever as atribuições de forma que tudo fique bem claro e, principalmente, possibilitando que o candidato entenda perfeitamente o que será executado, caso ele seja contratado para trabalhar em sua empresa. Se for contratar um analista fiscal, por exemplo, você pode escrever a descrição da seguinte forma:

• lançar notas fiscais no sistema;
• conferir o cadastro de produtos;
• apurar o crédito tributário na compra de materiais;
• elaborar as obrigações acessórias mensais;
• enviar documentos para a contabilidade;
• atualizar processos fiscais quando necessário, entre outras.

Esse é apenas um exemplo de como você deve descrever os cargos e as funções dentro de sua empresa. Sendo assim, cada vaga que você abrir deverá ter atribuições diferentes de acordo com as atividades que serão executadas.

Os problemas causados pela falta de definição de cargos

Um dos principais problemas que podem ocorrer quando você falha na definição de cargos é o desvio de função. Trata-se, basicamente, da situação em que um empregado executa atividades que não estão no escopo de sua função, ou seja, tarefas que estão fora daquilo para o qual ele foi contratado e é pago para executar.

Esse tipo de problema, além de causar desmotivação e sobrecarga de trabalho em seu funcionário, também pode ocasionar transtornos judiciais. Inclusive, a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) estabelece que, nesses casos, o funcionário pode solicitar sua rescisão indireta com fundamento na alínea “d” do artigo 483 desse dispositivo.

Em outros casos, o desvio de função ainda pode gerar dano moral ao funcionário, que terá direito à devida reparação, caso assim seja entendido pela Justiça do Trabalho.

Diante desses fatos, você precisa entender que essa tarefa, apesar de não ser nada simples de ser executada, precisa ser observada com muita cautela. Fazer uma boa descrição das atribuições de um trabalhador que será contratado resguardará a sua empresa de problemas judiciais.

Além disso, esse processo proporcionará mais segurança e tranquilidade na execução dos trabalhos de um empregado, o que refletirá diretamente na qualidade das suas tarefas, na motivação e no foco no seu trabalho.

Ao elaborar uma boa e específica descrição de cargos e funções desde a contratação de um novo empregado, você notará que ocorrerá um aumento na produtividade e, principalmente, haverá mais clareza por parte de cada empregado sobre cada atividade que realiza.

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